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Team Organizer Software – Organisieren und managen Sie Ihre Team-Aufgaben und To-Do’s mit VIP Team To Do List schnell, einfach und effizient!

VIP Team To Do List ist eine professionelle Softwarelösung für die Planung von Aufgaben und To Do’s im Team für kleine und mittelständische Unternehmen.

Mit der Teammanagement Software VIP Team To Do List können Manager, Abteilungs- und Projektleiter sowie Mitarbeiter einfach und schnell To-Do-Listen erstellen und Aufgaben an andere Teammitglieder delegieren, kontrollieren und einsehen. Dabei ist es möglich die Teammitglieder via E-Mail entsprechend über Ihre Aufgaben und erstellen To Do’s zu informieren

 

	Wenn Sie eine Lösung für Teamfunktionen suchen, dann ist VIP Team To Do List die Lösung für Sie. Mehr in der Produkt-Funktions-Übersicht

VIP Team To Do List ist eine Projektmanagement und Teamorganisations-Software die Ihnen dabei helfen wird die Effektivität und Produktivität von Ihnen und Ihrem Team zu erhöhen, zu verbessern und…

• hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer eigenen Aufgaben sowie den Team- beziehungsweise Projektaufgaben und To Do’s. Mit VIP Team To Do List können Sie Aufgaben an entsprechende Mitarbeiter delegieren und den Aufgaben-Fortschritt kontrollieren und helfend einschreiten.

• trägt dazu bei, Ihre Projekt-Deadlines einzuhalten indem Sie jederzeit den Überblick haben über die Vorschritte der delegierten Aufgaben der verbleibenden Restzeit bis zur Aufgaben-Deadline. Dank der sauberen Gliederung und Übersichtlichkeit haben Sie somit jederzeit die Kontrolle und die Übersicht für die zu erledigenden Projekt-Aufgaben und können entsprechende Massnahmen ergreifen.

Wie funktioniert VIP Team To Do List

Übersichtlich organisiert über Datenbanken, Kategorien und Unterkategorien

Einer der grossen Vorteile von VIP Team To Do List ist die Möglichkeit Aufgaben, To Do’s in verschieden Datenbanken und dort in Kategorien und Unter-Kategorien übersichtlich und strukturiert organisieren zu können. So können Sie zum Beispiel pro Projekt eine eigene Datenbank anlegen und die anfallenden Projektaufgaben bequem mit Hilfe verschiedener Kategorien und Unterkategorien übersichtlich organisieren. Zu jeder Datenbank lassen sich auch entsprechende Teammitarbeiter eröffnen denen man dann Aufgaben zuweisen kann. Video anschauen...

Aufgaben, To-Do’s erstellen

Aufgaben (Tasks) lassen Sie sehr einfach erstellen und können einer bestimmten Kategorie oder Unterkategorie zugewiesen werden. Mittels Drag & Drop lassen sich Aufgaben auf einfachste Weise einer andern Kategorie zuweisen. Video anschauen...

Jeder Aufgabe kann eine von sechs Prioritäts-Leveln zugewiesen werden (Lowest, Low, Normal, High, Highest, Urgent). Die Sortierung beziehungsweise Auflistung der Aufgaben kann anhand der Aufgaben-Priorität erfolgen, sodass die Aufgaben entsprechend der Dringlichkeit in den Kategorien und der Übersicht gelistet werden. Video anschauen...

Ferner kann pro Aufgabe das Datum und Zeit definiert werden an welchem die Aufgabe erledigt sein sollte (Deadline) sowie die Aufwanddauer für die Erledigung der Aufgabe. Dabei zeigt VIP Team To Do List immer die verbleibende Zeit die man noch zur Verfügung hat bis zur Erledigung der Aufgabe. Ist die Deadline der Aufgabe überschritten wird die Zeitdauer mit einem Minuszeichen und in Rot dargestellt. Video anschauen...

Auch wiederkehrende Tätigkeiten lassen sich in VIP Team To Do List problemlos planen (stündlich, täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich).

Erfassen der Team-, Projektmitglieder und Aufgaben delegieren

Damit Sie die erstellten Aufgaben Ihren Teammitgliedern zuweisen können ist es in jeder erstellten VIP Team To Do List Datenbank möglich die entsprechenden Teammitglieder zu erstellen. Video anschauen..

Die Teammitglieder können dann auch via E-Mail über Ihre Aufgaben sowie für Aufgabenerinnerungen informiert werden. Per Drag & Drop können den erstellten Aufgaben die zuständigen Teammitglieder zugewiesen werden. Video anschauen...

Erinnerungshinweis per Pop-Up mit Sound als auch per E-Mail

Eine tolle Funktion ist die Möglichkeit, nebst dem akustischen Erinnerungshinweis, eine E-Mail an mich selber oder an eine Person, Mitarbeiter, Teammitglied verschicken zu lassen. Dazu muss man im VIP Organizer zuerst einen SMTP Server einrichten (am einfachsten Sie verwenden den SMTP den Sie auch in Ihrem E-Mail-Programm eingegeben haben). Danach verschickt das Programm selbständig eine E-Mail mit der Erinnerung an die definierte E-Mail-Adresse. Video anschauen...

Aufgaben-Notizen und Hyperlinks

Den gelisteten Aufgaben, To-Do’s können Sie nebst der Bezeichnung auch ausführliche Notizen hinterlegen. Zudem können Sie zu jeder Aufgabe eine Erinnerung setzen als auch einen Link auf eine Datei oder Webseite (URL) definieren. Video anschauen...

Änderung des Aufgaben- und Erledigungsstatus

Ferner können Sie definieren wie lange Sie denken, dass Sie für die Erledigung der Aufgabe brauchen und wie viel Sie bereits von der Aufgabe erledigt haben (20%, 30%, 80% etc.).

Auch der Status der Aufgabe kann unterschiedlich eingestellt werden. Wenn Sie zum Beispiel auf eine Bestätigung von Ihrem Chef oder Kollegen warten müssen, bis Sie mit der Aufgabe wieder weitermachen können, so kann dies definiert werden und wird dann mit einem entsprechenden Symbol in der Aufgabenliste dargestellt. Video anschauen...

Gliederung der Aufgaben

Die Gliederung der Aufgaben ist äusserst raffiniert gemacht. Um zum Beispiel die Aufgaben nach Datum zu gliedern zieht man einfach das Feld „Due Date&Time“ mittels Drag & Drop in den grauen Bereich oberhalb der Aufgabenliste und sofort sind die Aufgaben entsprechen gegliedert. Ein weiteres Drag & Drop zum Beispiel vom Feld „Name“ gliedert die Aufgaben somit zuerst nach „Datum“ und dann nach „Name“ usw. Wünscht man ein Feld nicht mehr in der Gliederung wird dieses einfach wieder per Drag & Drop zurück in die Aufgabenliste gezogen, das ist alles.

Natürlich kann bei grösseren Datenbanken auch nach einem bestimmten Schlüsselwort gesucht werden. Dabei werden dann alle Aufgaben, To-Do’s welche dieses Schlüsselwort enthalten im „Search Result“ Fenster aufgelistet.

Veröffentlichung der To Do List, Aufgabenliste via FTP ins Interent, Intranet

Mit einem einfach Mausklick kann die Aufgabenliste via FTP auf den Firmen-Web-Server oder ins Interent veröffentlicht werden. Dabei werden die Projekt-Teammitglieder automatisch via E-Mail informiert sobald eine neue Veröffentlichung erfolgt.

Filter- und Export-Möglichkeiten

Mit Hilfe der Filtermöglichkeit kann ich bequem per Mausklick definieren ob VIP Organizer mir alle Aufgaben anzeigen soll oder nur die Aufgaben „noch nicht fertig“ oder „fertig gestellten“. Diese Darstellung (alle Aufgaben, fertige, nicht fertige) lässt sich auch für ein bestimmtes Datum festlegen oder mit der Zusatzfunktion „grösser als das Datum“, „gleich dem Datum“ oder „kleiner als das Datum“ definieren. Weitere Einstellungsmöglichkeiten für das Anzeigen der Aufgaben sind:

• „gestern“, „heute“, „morgen“
• „ letzte Woche“, „letzter Monat“, „letztes Jahr“
• „ diese Woche“, „dieser Monat“, „dieses Jahr“
• „ nächste Woche“, „nächster Monate“, „nächstes Jahr“.

Eine weitere tolle Funktion ist die Möglichkeit meine Aufgaben komplett oder gefiltert wie oben beschrieben, zum Beispiel „alle Aufgaben ab Heute die noch nicht zu 100% erledigt sind“, zu exportieren. Der Export kann als Excel-, HTML-, TXT- oder XML-Datei definiert werden. Video anschauen...

Fazit

VIP Team To Do List ist ein äusserst einfach zu bedienendes Team-Management und Projektplanungs-Tool und eine interessante Alternative zu den bekannten Projektmanagement-Lösungen die eher dazu ausgerichtet sind um Aufgabenabhängige Projekte zu koordinieren (wenn sich eine Aufgabe zeitlich verschiebt, verschieben sich alle abhängigen Aufgaben auch).

Wer also nicht ein solche Lösung sucht für den ist VIP Team To Do List eine ideale Lösung und durch die Einfachheit der Bedienung sind Projekte, Aufgaben und To Do’s schnell erfasst und den entsprechenden Teammitgliedern zugewiesen.

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Die Darstellung der Aufgabenpriorität mit Symbolen als auch die Darstellung des momentanen Status der Aufgabe mittels Symbol (wenn beispielsweise eine Aufgabe auf „Waiting“ oder auf „Hold“ gestellt wurde da man noch Informationen von extern benötigt bevor man weiter machen kann), helfen einem enorm bei der Organisation und Übersichtlichkeit der Aufgaben.

Dadurch dass die Komplexität einer aufgabenabhängigen Projektmanagement Software wie z.Bsp. MS Project, wegfällt ist das Team-Organizer-Programm sehr effizient zu bedienen und erfordert keine grosse Einarbeitungszeit sowie Projektplaner-Kenntnisse um Aufgaben zu erfassen, zuzuweisen und für die Erfolgskontrolle.

Dies macht deutlich, dass der Schwerpunkt von VIP Team To Do List ganz klar in der Organisation und dem Koordinieren und Managen von Team-Aufgaben liegt und weniger dazu gedacht ist grosse, aufgabenabhängige Projekte zu managen. Dafür gibt es andere aufwendigere und teurere Lösungen.

Dass das Programm zurzeit nur in Englisch verfügbar ist stellt überhaupt keinen Nachteil dar, da die Oberfläche sehr übersichtlich gestaltet und das Programm logisch aufgebaut ist. In weniger als 30 Minuten sollte es Ihnen auch mit nur geringen Englischkenntnissen möglich sein, Ihre Aufgaben in Kategorien und Unterkategorien zu erfassen, zu filtern und mehr. Für die Erfassung der Teammitglieder benötigen Sie nicht mehr als eine Minute pro Mitglied.

Ähnlich wie VIP Organizer ist auch VIP Team To Do List ein sehr gelungenes Programm und dank seiner übersichtlichen Oberfläche und den verschienen Symbolen, die man für die Organisation der Prioritäten und Aufgabenfortschritte benutzen kann, zeigt sich deutlich, dass dadurch ein wirklich gutes und effizientes „Selbst- und Gruppenmanagement“ der definierten Aufgaben und To-Do’s möglich ist.

Nicht umsonst hat VIP Organizer in der Zwischenzeit unzählige Auszeichnungen erhalten...

Unzählige weitere Auszeichnung für die VIP Programme finden Sie hier...