Organizer Software Vip Organzier

Übersichtlich organisiert über Datenbanken

Einer der grossen Vorteile von VIP Organizer ist, dass Sie Ihre Aufgaben, To Do’s in verschieden Datenbanken und dort in Kategorien und Unter-Kategorien übersichtlich und strukturiert organisieren können. So können Sie zum Beispiel pro Projekt eine eigene Datenbank anlegen und die anfallenden Projektaufgaben bequem mit Hilfe verschiedener Kategorien und Unterkategorien übersichtlich organisieren. Video anschauen...

Aufgaben, To-Do’s erstellen

Den gelisteten Aufgaben, To-Do’s können Sie nebst der Bezeichnung auch ausführliche Notizen hinterlegen. Auch können Sie zu jeder Aufgabe eine Erinnerung setzen als auch einen Link auf eine Datei oder Webseite (URL) hinzufügen. Video anschauen...

Ferner können Sie definieren wie lange Sie denken, dass Sie für die Erledigung der Aufgabe brauchen, bis wann die Aufgabe erledigt sein sollte (Deadline) und wie viel Sie bereits von der Aufgabe erledigt haben (20%, 30%, 80% etc.). Video anschauen...

Auch der Status der Aufgabe kann unterschiedlich eingestellt werden. Wenn Sie zum Beispiel auf eine Bestätigung von Ihrem Chef oder Kollegen warten müssen, bis Sie mit der Aufgabe wieder weitermachen können, so kann dies definiert werden und wird dann mit einem entsprechenden Symbol in der Aufgabenliste dargestellt. Natürlich können auch wiederkehrende Aufgaben (stündlich, täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) erstellt werden.

Selbstreden ist natürlich die Möglichkeit zu jeder Aufgabe, To-Do eine entsprechende Priorität zu definieren. Wie so vieles im VIP Organizer wird auch die Priorität mit einem entsprechenden Symbol und Text deutlich dargestellt. Video anschauen...

Erinnerungshinweis per Pop-Up mit Sound als auch per E-Mail

Eine kleine aber tolle Funktion ist für mich die Möglichkeit, nebst dem akustischen Erinnerungshinweis, eine E-Mail an mich selber oder an eine Person, Mitarbeiter verschicken zu lassen. Dazu muss man im VIP Organizer zuerst einen SMTP Server einrichten (am einfachsten Sie verwenden den SMTP den Sie auch in Ihrem E-Mail-Programm eingegeben haben). Danach verschickt das Programm selbständig eine E-Mail mit der Erinnerung an die definierte E-Mail-Adresse. Video anschauen...

Gliederung der Aufgaben

Die Gliederung der Aufgaben ist äusserst raffiniert gemacht. Um zum Beispiel die Aufgaben nach Datum zu gliedern ziehe ich einfach das Feld „Due Date&Time“ mittels Drag & Drop in den grauen Bereich oberhalb der Aufgabenliste und sofort sind die Aufgaben entsprechen gegliedert. Ein weiteres Drag & Drop zum Beispiel vom Feld „Name“ gliedert die Aufgaben somit zuerst nach „Datum“ und dann nach „Name“ usw. Wünscht man ein Feld nicht mehr in der Gliederung wird dieses einfach wieder per Drag & Drop zurück in die Aufgabenliste gezogen, das ist alles. Einfacher geht es nun wirklich nicht mehr. Video anschauen...

Natürlich kann bei grösseren Datenbanken auch nach einem bestimmten Schlüsselwort gesucht werden. Dabei werden dann alle Aufgaben, To-Do’s welche dieses Schlüsselwort enthalten im „Search Result“ Fenster aufgelistet.

Filter- und Export-Möglichkeiten

Mit Hilfe der Filtermöglichkeit kann ich bequem per Mausklick definieren ob VIP Organizer mir alle Aufgaben anzeigen soll oder nur die Aufgaben „noch nicht fertig“ oder „fertig gestellten“. Diese Darstellung (alle Aufgaben, fertige, nicht fertige) lässt sich auch für ein bestimmtes Datum festlegen oder mit der Zusatzfunktion „grösser als das Datum“, „gleich dem Datum“ oder „kleiner als das Datum“ definieren. Weitere Einstellungsmöglichkeiten für das Anzeigen der Aufgaben sind:

Eine weitere tolle Funktion ist die Möglichkeit meine Aufgaben komplett oder gefiltert wie oben beschrieben, zum Beispiel „alle Aufgaben ab Heute die noch nicht zu 100% erledigt sind“, zu exportieren. Der Export kann als Excel-, HTML-, TXT- oder XML-Datei definiert werden. Video anschauen...

Obwohl auch in Outlook das erstellen einer Aufgabenliste möglich ist hat man mit VIP Organizer weit mehr Möglichkeiten für das Organisieren und Managen von Aufgaben und To-Do’s. Dies ist alleine dadurch schon eine Tatsache, dass ich in VIP Organizer mehrer Datenbanken erstellen kann und somit, wenn ich will, pro Projekt eine Aufgaben-Datenbank anlegen kann.

Bereits alleine diese grafischen Möglichkeiten machen das Arbeiten einiges effizienter und ordnen dem Programm durchaus seine Berechtigung, nebst einer bereits vorhandenen Aufgabenliste in MS Outlook oder anderen Programmen, ein.

Dies macht deutlich, dass der Schwerpunkt von VIP Organizer ganz klar für das Organisieren und Managen von Aufgaben liegt. Hier sieht man dann, dass beispielsweise ein MS Outlook in erster Linie als E-Mail- und Terminplanungs-Tool gedacht ist.

Dank dem Focus des VIP Organizer auf die reine Aufgabenplanung gehen die integrieren Funktionen dieses Aufgabenplaners weit über das gewohnte hinaus, sind doch die vorhandenen und bekannten Aufgabenplaner in MS Outlook und anderen ähnlichen Programmen zum Teil recht lieblos gestaltet und umständlich zu handhaben.

Dass das Programm zurzeit nur in Englisch verfügbar ist stellt überhaupt keinen Nachteil dar, da die Oberfläche sehr übersichtlich gestaltet ist und das Programm logisch aufgebaut ist. In weniger als 30 Minuten sollte es Ihnen auch mit nur geringen Englischkenntnissen möglich sein, Ihre Aufgaben in Kategorien und Unterkategorien zu erfassen, zu filtern und mehr.

Für mich ist VIP Organizer ein sehr gelungenes Programm und dank seiner übersichtlichen Oberfläche und den verschienen Symbolen, die man für die Organisation der Prioritäten und Aufgabenfortschritte benutzen kann, zeigt sich deutlich, dass dadurch ein wirklich gutes und effizientes „Selbstmanagement“ der definierten Aufgaben und To-Do’s möglich ist.

Nicht umsonst hat VIP Organizer in der Zwischenzeit unzählige Auszeichnungen erhalten...

Unzählige weitere Auszeichnung die VIP Organzier erhalten hat finden Sie hier...